摘要：职业化已经成为国际职场通行的规则，秘书职业化是社会发展的必然趋势。秘书工
作步入规范化的轨道，使秘书发挥更好的作用，需要我们对秘书的任职资格有严格、规范的
要求。

 

　　关键词：秘书；任职资格；秘书人员；资格

 

　　

 

　　秘书是组织或个人设置的一种职位，执行一定的职务。秘书工作既是公司或机关团体、
企事业单位中诸多管理工作的是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的
参谋和助手。秘书工作既是公司或机关团体、企事业单位中诸多管理工作的一个重要方面，
又是公司或机关团体、企事业单位正常运转的基本环节。秘书人员的职责是协助、办理、管理、
服务。

 

　　秘书是当今世界上一支数量庞大的职业大军。现代秘书工作的职责范围已不是传统意义
上的单一型、被动型，而是一种综合性、能动性很强的工作。为了秘书步入规范化的轨道，使
秘书能发挥更好的作用，所以我们对秘书的任职资格有严格、规范的要求。秘书的任职资格
通常分为技术资格和非技术资格。前者是担任秘书职位必须具备的技术方面的条件，后者则
为担任秘书职位必须具备的个人素质方面的条件。

 

　　

 

　　一、秘书的任职技术资格

 

　　

 

　　

(一)文化程度 

　　受教育的程度是秘书任职的技术资格中的重要组成部分，因为具有一定的文化程度或
者受过一定程度的教育，是担任任何秘书职位的必要条件。担任秘书职位不仅须具备一定的
学历，而且还必须掌握相关学科的知识，包括：担任秘书职位都必须掌握的学科，其中是
语文

(包括语法、逻辑、修辞和写作知识等)、数学和办公室管理等学科的知识；自己所任的该

秘书职位必须掌握的学科。

 

　　

 

　　

(二)专业技能 

　　打字：打字机或电脑、文字处理机是秘书工作中处理各种资料的最重要的工具，因此打
字是秘书必须掌握的一种最基本的技能。速记：是用各种记录符号和缩写符号代替字母、词
语或短句迅速记录语言的一种方法，它也是秘书应该掌握的一种基本技能。写作：是秘书必
须掌握的一种技能，一般是要求秘书掌握主要常用的公文写作技能。编辑：泛指在文稿正式
交印之前对文稿做的各种整理加工，包括审阅、修订、排版、校对等工作。从操作的角度看，
编辑也是一种技能，以确保文稿在交印之前符合规定的标准。在使用文字处理机的单位，秘
书除了掌握一般的编辑技能外，还应学会在屏幕上进行编辑的方法。归档：即按照一定的要
求和方法把具有保存价值和有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
由承担办理文书的职务，对各种文件的价值和作用都要有详细的了解，这是从事文书归档
的理想人选。所以秘书必须掌握归档技能。统计：对秘书来说，这也是一项重要的技能，因
秘书承担的职务，要求其不仅会运用定性研究的方法，也要会运用定量研究的方法，其中
包括运用数字来说明问题。复制：由于秘书工作处理信息尤其是局面信息为主要内容，而处
理局面信息

(主要以文件的形式出现)的过程中经常需要若干副本，所以要求秘书掌握复制

的技能，其中又特别强调掌握抄写、复印和打印的技能。使用电信设备：主要指电话、电传、
传真设备，因为它们目前是办公室最普遍的电信设备。首先必须掌握使用的电信设备的性能
和使用方法；其次要懂得所在单位对电信设备的各种规定；再次要了解上司对接听电话的