HK-C-001      恒 康 乳 业 有 限 公 司 部 门 级 合 同 管 理 制 度   共

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3.2.4 合同执行部门根据使用部门的审核意见与供应商/经销商/合作伙伴共同修改

合同。

3.2.5 合同执行部门把按照合同使用部门审核意见修改的合同交财务部审核。财务

部确定是否符合预算计划。

3.2.5.1

预算内合同进入 3.2.6

3.2.5.2

预算外合同进入 3.2.7

3.2.6 财务部出具审批后，将合同交公司总经办，由法律顾问审核。公司法律顾问

审核该合同的法律效力。

3.2.7 合同执行部门将附有财务部和法律顾问审核意见的《合同审批表》和合同样

本上报上级主管。

3.2.7.1

上级主管在其权限范围内审批合同，将审批通过的合同上报公司总经办，
进入 3.3。

3.2.7.2 主管未通过的合同应发还合同执行部门，同时注明不予通过的原因。
3.2.7.3 主管权限外的合同上报上级主管审批。

3.3

合同签定

3.3.1 合同执行部门将各相关部门审批通过的合同及相关部门出具的审核意见一起

上报给公司法人代表；

3.3.2 公司法人代表正式签定合同；
3.3.3 总经办主任在公司法人代表签名的合同上加盖公司合同章。

3.4

合同档案管理

3.4.1 总经办主任加盖合同章后为合同定义编号。
3.4.2 合同执行部门制作合同正本一式四份，公司法人代表签定合同后，一份交公

司文秘中心保管，一份交财务部保管。另外两份交签定合同的对方保管。

3.4.3 公司法人代表签定合同后，财务部制作合同副本两份，一份交总经办保管，

一份交合同执行部门保管。

3.4.4 总经办制作一式两份合同管理台帐，存档保管一份，发送文秘中心一份。
3.4.5 总经办将合同台帐复印件发送到财务部和合同执行部门各一份，存档保管备

 

查。

3.4.6 财务部根据合同进展填写台帐，定期发送至总经办。
3.4.7 总经办更新合同管理台帐。

3.5

合同执行

3.5.1 付款程序

3.5.1.1 合同执行部门填写《付款申请表》，报财务部审批；
3.5.1.2 财务部核对合同副本，参考当时公司财务条件和预算计划，出具审核意

见；

3.5.1.3 财务部将付款申请和审核意见报合同执行部门上级主管；
3.5.1.4 上级主管在其权限范围内批准付款申请，将超出权限的付款申请上报上

级主管；

3.5.1.5 上级主管批准后，将签署意见的《付款申请表》报至财务部；
3.5.1.6 财务部根据合同规定方式付款；
3.5.1.7 财务部取得发票，妥善保存。

3.5.2 发货程序

3.5.2.1 合同执行部门填写《发货申请表》，报财务部审批；
3.5.2.2 财务部核对合同副本，出具审核意见；
3.5.2.3 财务部将发货申请和审核意见报合同执行部门上级主管；
3.5.2.4 上级主管在其权限范围内批准发货申请，将超出权限的发货申请上报上

级主管；

3.5.2.5 上级主管批准后，将签署意见的《发货申请表》报至储运部；
3.5.2.6 储运部根据合同规定方式发货；
3.5.2.7 财务部收到货款后开具发票。

3.6

合同编号规则