运行制度·十·档案管理

3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

4． 归档要求

4．1．材料完整齐全。

4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特

征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文

件分类准确、立卷合理。

4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等

统一立卷，不得分散。

4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先

后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正

件与附件，应正件在前，附件在后等。

4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的

组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5． 部门归档要求

5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次

年立卷。

5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。

5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水

号放在文件袋里。

5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文

件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6． 档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进

一步的整理和局部调整等。

7． 记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用 A4 纸。

四、档案管理工作

1． 档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内

容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2． 档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

- 2 -