其次，公司规定员工每周必须登陆一次 OA 系统。如果员工的账号或密码发生丢失，

必须在两个工作日内书面告之公司。

此外，公司要和 OA 系统设计公司协商，请设计公司通过技术上的鉴定，为企业证

明是否修改过通知内容或何时修改了哪些内容。

通过这些改进措施，公司就可以避免案例中的烦恼。同时，公司也可以将在 OA 系统

上的公示改为给员工发送电子邮件的方式：首先要求员工将电子邮箱的地址告诉公司，

如果发生更改，必须在两个工作日内书面告之公司，然后，要求员工每天上班必须最少

登陆一次邮箱。这样公司发送过的邮件都保存在发件箱中，日后出现纠纷，企业可以随时

将记录调出。这些就属于企业的精细化管理。

【案例】

工资发放从粗放到精细管理

某企业计划用给予员工报销费用的方式取代工资发放。

企业粗放管理的做法：发一个通知，告诉员工从本月起用发票报销原来的

工资。日后如果员工起诉公司，说报销的金额就是工资，企业没有办法不承认。

企业精细的做法：制定完善的报销流程，给员工一个年报销总额，要求每

个月报销的金额相同，每月报销的金额设有上限和下限，这样就不容易被认定

是发给员工的工资。

员工离职从粗放到精细化管理

某员工离职，双方已协商一致，没有问题。

企业粗放管理的做法：员工在领取补偿款之前，先签订事先由公司律师起

草的解除劳动合同协议书。这是公司固定的版本，上面清楚地写明：员工认可公

司已经与其结清并支付完毕公司应支付给员工的全部报酬，该员工所有的假期

也已全部休完。员工一看这样正式的本文，可能会很紧张，说再考虑一下，结果

谈好的事情可能又僵持住了。

企业精细管理的做法：双方协商好没有问题，这时企业不是拿出事前准备

好的协议，而是随手拿出白纸，当场手写一份备忘录，记录刚刚谈过的内容：

公司需要支付给员工多少补偿金，员工在职期间公司没有拖欠该员工的工资、社

保、假期，目前所有款项公司已经支付完毕，然后双方签字确认。备忘录是当场

签署的，成功的比例往往比较高，里面的内容基本包含了协议书的主要内容，

两者的法律效力是一样的。