表 1      公司档案分类及管理一览表

序号

类别

提供部门

归档方法

保存期限

1

文

书

档

案

公司各年度收文/发文

综合管理部

       在次年的上半年内，由各相

关部门将归档文件材料整理，经

各部门负责人审定后向档案室归

档。

  公司各年度重要收发文属永

久保存；公司一般收发文属短

期保存，分为 3 年、5 年 2 类。

2

公司采购合同及评审单

综合管理部

永久保存。

3

公司销售合同书（包括销售合同评审单）

商务与物流部 在商务部保管两年后，经商务部

负责人审定后向档案室归档

4

公司重要照片、录音（像）带、与公司有关的各类报

刊、杂志

综合管理部

5

基建工程资料、图纸

物业部

      在任务完成后，经文件形成

部门整理完整后，由项目负责人

审定并向档案室归档。

6

公司各类荣誉证书、资质证明、产品鉴定证书以及科

研项目鉴定证书等，包括入网证、许可证等

综合管理部

      由综合管理部经理签字归档 ，

归档的文件材料必须具备及时性、

完整性和准确性。

7

财

务

档

案

财务凭证（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、）

财务部

        由财务部按要求立卷归档 ，

在财务部保管利用两年后，由财

务部编造成册移交档案室保管。

1） 年度财务报告（决算）、

会计档案保管清单、会计档案

销毁清单属永久保存；
   2  

） 财务各类凭证、财务各

类帐簿、会计移交清单为 15 年。
   3   

） 银行余额调节表、银行

对帐单为 5 年；
  4）月、季度财务报表为 3 年

8

财务帐簿（总帐、明细帐、日记帐、辅助帐本）

9

财务各类报表、报告（月度、季度、年度财务报告，

会计报表、附表、附注及文字说明）

10

财务部各类重要文件（银行存款余额调节表、银行

对帐单、会计核算专业资料等）

2