（

2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

　　

4、文件的回收、作废：

　　（

1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、

冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

　　（

2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相

关栏内签名后回交。

　　（

3）每年 12 月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等

无效材料清理回收一次。

　　（

4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

　　

5、其它规定：

　　（

1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、

财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解
公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

　　（

2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

　　（

3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印

下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不
得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

　　（

4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作

废章即可，不予收回，但档案管理员必须在

“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以

便备查。

　　（

5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

　　（

6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，

以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

　　

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担 50 元

罚款外，对由此造成的一切后果负责。

　　

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款 50 元，由其直接领导开通用罚款单收缴。