4、职责

4.1 公司文件实行统一管理和分级负责的管理原则。

4.2 办公室是公司文件统管部门，其主要职责是：

4.2.1 负责外来文件的编号、登记、批复、传阅或转化、归档

与控制工作。

4.2.2 负责公司文件审查，并按程序组织会签、审批、打印

以及公司文件的编号、登记、发放、归档及失效文件的处理工作。

4.2.3 建立公司文件索引及受控状态档案，填写受控文件

清单。

4.2.4 协调文件接口，监督并检查各部门受控文件管理情

况。

4.3 文件主管部门主管的主要职责：

4.3.1 负责本部门主管的公司级文件的编写。

4.3.2 负责部门内部受控文件的编写、会签、审批、打印、编

号、发放归档及失效文件的处理。

4.3.3 建立部门内部文件索引及受控状态档案，填写受控

文件清单，并报办公室备案。

4.3.4 对本部门主管的文件实行跟踪管理，检查文件在各

使用部门的管理及执行情况。

4.4 文件使用部门的主要职责是：

4.4.1 执行文件的规定，接受文件统管部门与文件主管部

门的职能检查。