特殊习惯和要求。操作电脑：电脑是有史以来进入办公领域最先进、最快捷、最重要的设备。
会使用电脑可使秘书迅速、准确、圆满地完成很多任务，从而提高其工作效率。使用电脑的技
能分为两个层次：一般操作技能；编制程序的技能。当然，秘书两者兼会更好，但起码必须
掌握一般操作技能。语言：作为现代秘书当然要会简单的英语会话，以方便其接听外国人电
话、收邮件和上网查资料。

 

　　

 

　　

(三)工作经历 

　　对个人来说，工作经历是自己拥有的最宝贵的财富之一，同时也是重要的任职资格。对
用人单位来说，求职者的工作经历是值得重视的个人条件，甚至是关系到其能否被录用的
决定因素。对于秘书来说与理论相比，经验更重要；与能力相比，态度更重要。

 

　　

 

　　二、秘书任职的非技术资格

 

　　

 

　　

(一)一般状况 

　　性别：一般情况下女性比男性更适宜担任秘书职位，这是由女性的生理和心理特征以
及秘书工作的特点决定的。因与男性相比，女性做秘书有一些天然优势：女性的语言能力比
男性强；女性的直觉能力比男性强；女性比男性更安心于平凡的工作。因此当今世界上大多
数国家，绝大多数秘书职位要求女性担任。外貌：因为往往是上司甚至整个单位形象的代言
人，这就要求秘书的外貌要使人愉快。因此大多数秘书职位要求求职者具有良好的外貌。体
质：秘书承担的职务虽然大多属于脑力劳动的范畴，但也具有相当的体力劳动强度，尤其
在要求突击完成多项任务的情况下，不仅要耗费大量的脑力，也必须具备健康有力的体魄。
秘书职位的人员必须具备良好的身体素质，从而确保任职后能胜任规定的各项工作和不断
工作。语言表达能力：秘书承担的很多工作都必须借助口头语言来完成，秘书理所当然必须
具有良好的语言表达能力。具体要求是，用语准确、条理分明、重点突出、符合逻辑、评议清晰、
语调自然、语气温和、语速适当，有些企业还把

“吸引力”作为对求职者的语言能力的一种理

想要求。

 

　　

 

　　

(二)智力状况 

　　注意力：即把意志集中在某些方面的能力，它是从事任何一种工作都不可缺少的能力。
秘书工作属于脑力劳动的范畴，因此要求任职者具有较强的注意力，在工作时做到全神贯
注，高度集中。记忆力：即记住人物的形象或事情经过的能力，它也是从事任何工作不可缺
少的能力。秘书工作范围广种类多，纷繁复杂，做好不容易。因此要求任职者必须具有较强
的记忆力，所谓过目不忘、活字典都是对记忆力的赞美。判断力：即对思维对象做出决定的
一种能力，秘书在执行职务的过程中，经常要对有关问题做出决定，因此秘书职位要求任
职者必须具有良好的判断力。想象力：即在知觉材料的基础上，经过新的配备而创造出新形
象的能力。它是创造的基础，要创造性地工作，必须具有良好的想象力，秘书工作有些是没
有操作模式的，如设计调查方案等，秘书执行这类任务必须有创意。论辩能力：即运用一定
的理由来阐述自己意见的能力。论辩能力是秘书的一种很重要的能力，因为秘书在执行任务
过程中经常要明确地表示对问题的看法，而要使自己的观点能成立并被人接受，必须做到
持之以恒，论之有理。学习能力：刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质各种不同的工作
浏位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、
更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，
也是评价一位秘书人