B．要求：

 a．各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双

方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单）

b. 各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收

未经系统整理的零散文件。

c. 文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复

写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d. 各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的

归档范围进行。

a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公

司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等；

b) 人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编

制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

c) 工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、

竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工
单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

d) 财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》；

e) 审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

f) 经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调

研资料、外送文件、外来文件等；

g) 设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、

勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文

随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件
清单。

一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对
不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放

文书档案每 2 年为
一个归档周期。各
部室资料员在逢偶
数年的 6 月底，将
前两年形成的文件
整理后向图书档案
室移交。

基 建 档 案 在
竣 工 决 算 工
作 完 成 后 两
个月内归档
项 目 前 期 资
料 一 年 后 归
档。

财务档案在会
计年度终了后，
暂由财务计统
部保管 3 年后
再存放于图书
档案室。

单 位 工
程 预 决
算 可 在
清 尾 款
后 半 年
内归档。

声 像 档
案 的 归
档 时 间
同 文 书
档案。