监理资料产生于监理单位，主要包括监理合同、监理规划、监理大纲、设备材料审核、施
工进度、监理指令、监理通知、协调会审纪要、检查与复检材料、实验记录、监理日志、旁站记录、
质量检测与抽查记录、测量成果、原材料检验报告、分部分项质量认证（评定）、质量与安全
事故报告、单元检查及开工签证等，由监理单位进行整理、归档、移交。部分监理单位存在的
主要问题。（

1）部分监理表格不统一。（2）监理日记、旁站记录不全面，没有处理意见和整

改结论。（

3）需要手填的材料上，字迹潦草、用笔不规范。（4）部分打印件或复印件不清楚。

（

5）组卷不合理。 

　　

2 产生问题的主要原因分析 

　　（

1）　在工程建设管理中，工程前期资料在档案室留存一份，其它全掌握在领导及相

关负责人的手中，用于上报相关部门。项目法人在得到项目建议书的批复后，要完成文物、
林地占用、建设用地、移民安置、压覆矿产、水资源认证、取水许可、水土保持、环境保护等的审
批，才能获得可性行研究的批复文件。期间还要办理资金落实等事宜，审批单位多，很多单
位要求必须要有相关批复文件的原件才给予办理，因此原件不够用，留存的唯一一份原件
也上报给了主管单位，造成前期批复文件原件不齐全的问题。原件不齐全的另一个原因：有
些批复文件的主送单位没有项目法人，而是批给了上级单位，因此也没有原件。

 

　　批复与请示存档不对应，主要原因有两个：①负责项目审批的相关人员没及时将上行
文和得到的批复移交档案室。②在一期二期工程中，档案管理人员对工程不熟悉，对文件内
容不了解，以致来文没能正确归档。

 

　　（

2）　建设管理资料涉及部门多，出现问题主要原因有：①档案人员收集难度大，文

件责任部门不及时整理、移交。在一、二期工程中资料员曾多次向相关部门索要文件，但得到
的答复是文件还没用完，不能移交，长期占用文件。②各相关部门文件没经过整理就交档案
室，由于涉及部门多、专业性强，导致档案人员分类难。部分领导或技术人员岗位变动时，
未按规定履行文件资料移交手续，由资料员对其进行整理，多年沉浸的文件给资料员出了
不小的难道，一份份文件（甚至一张张纸）逐一查找，原档案中已有的还得查出原档案是
原件还是复印件，如果原档案已是原件，则销毁，否则替换，没有的重新归到档案中去。③
在档案管理上，制度不健全，处室责任不明确或者是落实不到位，文件没统一管理，编号
随意，因此在一期、二期工程中曾出现了一个文号多个文件或者有文号没有文件的情况，造
成文件编号不连续的问题。④相关部门人员档案意识薄弱，档案知识匮乏，致使有的部门即
使整理资料装订、装盒也不规范。在一期、二期中，曾有处室将资料直接用铁钉装订后装入贴
有打印纸的档案盒，移交档案室，档案人员对其重新进行整理、归档。

 　　（3）　施工资

料出现问题的主要原因：①施工单位对档案重视不够，部分施工单位没有专（兼）职资料
员，或虽然有资料员但专业素质不高。②施工点不集中，战线长，设备和条件有限，造成资
料员只负责收集技术员的文件，没法及时按归档要求对资料进行检查和整改，有的技术员
或者资料员图省事，直接将多人姓名代签。③部分施工单位为节约成本，打印机或复印机都
不能正常使用的情况下还继续使用，使得文件材料不清楚。④填写表格人员不固定，造成文
件材料字迹潦草、用笔不规范。⑤施工单位人员素质参差不齐，技术力量差，档案意识薄弱，
档案知识匮乏，从而导致所收集的文件材料内容及形式不符合要求，个别单元评定内数据
矛盾。

 

　　（

4）　监理单位中标后不会出现再次分包的现象，在资料管理上也有一定的经验，出

现问题机率比施工单位少很多。但由于监理人员素质参差不齐，在一期、二期工程中曾出现
了记录内容不全面、字迹潦草、组卷不合理等问题。监理所使用的部分表格国家没有标准，就
出现了多家监理表格不统一的现象。

 

　　

3 提高工程竣工资料质量的预防措施及对策 

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1）　对于前期资料出现的原件不齐全的问题，建管局无权要求上级项目审批部门多