接待工作>接待准备工作[初级] 

一、做好接待环境准备工作
(一)学习目标

要求：做好办公室硬环境和软环境准备。
(二)接待工作环境准备

会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办

公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人
素养等社会环境。

制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。
会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。

如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就
有个坐处，可以从容地讲话。
(三)相应知识
1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木

繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。
2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高

接待工作效率十分重要。
3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视

觉疲劳。
4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。

(四)注意事项
1.在接待工作中要加强门卫登记制度。

2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密

现象发生。

二、做好接待工作物质准备
(一)学习目标

会客室应做好接待物质准备。
(二)接待工作物质准备

会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，
可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立

即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，
始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景

或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的
时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。
(三)相应知识

办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可

采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同
形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来

往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，
应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印

象。
(四)注意事项

办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改
善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括：
1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。
2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。

　

三、做好接待工作心理准备
(一)学习目标

要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。
(二)心理准备

秘书人员接待礼仪的基本要素是"诚心"，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中

能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举