3、

各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移

交相关文件资料。

7、

文件保管制度

1、

技术质量部，综合办应有存放资料的专门文件柜，并具备防火、

防

潮、防虫等安全条件。

2、 所有归档文件要进行分类登记。
3、 文档管理员要熟悉所负责的文档资料，了解使用者的需求。
4、 按文件类别，确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销

毁流程图。

（

1） 技术性资料、合同协议等保管期为 10 年。

（

2） 文档性资料保管期为 5 年。

（

3） 有明确规定保存期的文档，从其规定。

5、 涉及行业标准，技术规范等方面的文件资料应盖上“受控文件”章。将已过期文件资料盖

上

“作废文件”章，报批予以销毁。

6、 严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失防护工作。
7、 文件管理人员要定时检查文件专柜，核对件数，发现异常或被盗，丢失等情况，及时

向公司领导反映，妥善处理。

8、 根据公司的实际情况，新项目（例如：建议书、投标书、合同等）要求项目完成后应及

时归档，对于项目周期较长的，建议各部门

3 周内将现有文件归档。

8、 文件保密级别

文件级别分为两级：机密和一般。
文件保密级别由文件制作部门确定，技术质量部或综合办审核。

九、档案借阅制度

1、

属于公司机密档案的，未经许可不得外借、外传。

2、

借阅文档资料属机密的，需由公司总经理或副总经理批准。

3、

借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、

借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需
要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

5、

调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污
文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、

借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。

7、

发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的
后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。

                            北京威奥特信通科技有限公司
                                 2002 年 9 月 25 日

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